メールフィルタを使いこなそう!
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メールフィルタを使いこなそう!


Thunderbirdにメールフィルタ(メールの自動振分け機能)が付いていることは既にお話しましたが、これを上手く使えるかどうかで、メールの処理スピードが全く違ってきます。

「上手く使える」というのは曖昧なので、もっと具体的に言うと、メールフィルタを設定する時に、ちょっとしたコツがあるのです。それをここで伝授していきたいと思います(笑)。



ここでは分かりやすいように、株式会社ジーディーオー(GDO)の鈴木花子さんから、山田太郎さんにメールが届いたと仮定して、説明を進めていきますね。

株式会社ジーディーオー(GDO) 鈴木花子さん : hanako.suzuki@gdo.co.jp




まずは、株式会社ジーディーオーの鈴木花子さんから届いたメールを選択し、【メッセージ】→【メッセージからフィルタを作成】をクリックします。




新しく自動振分けの設定をしたいメールを選んで、【メッセージ】→【メッセージからフィルタを作成】をクリックします。




上のような画面が出てくるので、上に書いてある手順で、メールの振分け条件やメールの処理方法、メールの移動先を設定します。ここまではThunderbirdのメールフィルターで説明した内容と同じです。



この設定の時に、「差出人が次を含む+hanako.suzuki@gdo.co.jp」とはせずに、hanako.suzuki@を省いて、「gdo.co.jp」としてあげるのです。そして、予め作成しておいたGDOというフォルダに移動させるように設定します。

そうすれば、株式会社ジーディーオーの鈴木花子さんだけではなく、株式会社ジーディーオーの岡田恵子さん、佐藤健二さんなど、@マーク以降に「gdo.co.jp」というドメインが付いていれば、この会社の人から受け取ったメールは全て、GDOフォルダに移動されることになります。


hanako.suzuki@gdo.co.jp
keiko.okada@gdo.co.jp    ⇒ 全て同じフォルダに自動振分け
kenji.satou@gdo.co.jp



このように、最初にメールフィルターの設定をする時に、このように@マーク後のドメインを入力しておけば、後は、同じ会社に属する人から届くメールは、全て同じフォルダに移動されるようになるので、いちいち同じ会社に所属する人をメールフィルターに追加する手間を省くことができます。



この方法は、もちろん件名でメールフィルターを設定するときにも使えます。




例えば、必ず件名に同じ言葉(例:株式会社さんぷる)が入っているのであれば、メールフィルターで上のように設定してあげれば、株式会社さんぷるという件名が入っているメールは全て、Thunderbirdが自動的に「株式会社さんぷる」というフォルダに移動してくれます。


Thunderbirdのメールフィルターにも書きましたが、Thunderbirdは下記のように、色々な条件でメールフィルターを作成することができるので、自分なりにアレンジしてみて、ぜひ上手に使いこなしてみて下さい(*^^*)。







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